CCEN - CENTRO DE CIÊNCIAS EXATAS E DA NATUREZA
Manual de Normas
&
Procedimentos Administrativos
Administração
Pela Consolidação e Austeridade do CCEN
QUADRIÊNIO
1997-2001
Diretor do Centro
Prof. Benedito Rogério Vasconcelos Aragão
Vice-Diretor do Centro
Prof. Umbelino de Freitas Neto
Secretaria
Neydja Maria Soares de Albuquerque
Assessoria Administrativa
Ricardo Sérgio Neves de Oliveira
Divisão Financeira
José de Anchieta Souza
Divisão de Material
Ronaldo Navarro
Divisão de Pessoal
Geraldo Nunes Pereira
Almoxarifado Setorial
Givaldo Duarte Filho
Setor de Patrimônio
Nelson Paiva
Assessoria de Graduação
Profa. Ivanosca da Silva Correia
Prof. Carlos Alberto de Almeida Gadelha
Profa. Hilzeth de Luna Freire
Assessoria de Extensão
Prof a. Vanda Régis de Paiva
Prof a. Ana Maria Cornélio Madruga
Assessoria de Assuntos Estudantis
Prof a. Maria Leonília de A. Machado Amorim
Prof a. Edilva Cantalice Noronha de Godoy
Assessoria de Pós-Graduação e Pesquisa
Prof. Reinilson Batista de Oliveira
Prof. José Vicente Moreira
Assessoria de Planejamento e Projetos
Prof. Josias Cavalcanti Penaforte
Assessoria para Assuntos de Informática
Prof a. Ismênia Mangueira Soares Medeiros
Assessoria de Comunicação e Editoração
Jornalista Geraldo Alexandre dos Santos
Secretária das Assessorias
Valdete Pereira da Silva
Rep. do CCEN no Conselho Consultivo de Capacitação Docente
Prof. Marivaldo Pereira Matos
Representates do CCEN junto ao PROLICEN / PRG
Prof a. Ivanosca da Silva Correia
Prof. Carlos Alberto de Almeida Gadelha
Planejamento mensal da quantidade de material de expediente e de limpeza, bem como, a solicitação de viaturas para coleta de material, aulas práticas e/ou viagens, diárias, passagens e serviços (tenha só o necessário, na quantidade certa e, no lugar certo).
a) Material de expediente, limpeza, etc., deverá ser encaminhado ao Almoxarifado Setorial, no formulário específico, em duas vias, assinado exclusivamente pelo Chefe de Departamento, Coordenador de Curso ou pessoas devidamente autorizadas pelos mesmos.
b) Solicitação de material a ser comprado, tipo: vidraria, drogas, componentes eletrônicos, etc., com devida especificação (não é permitido citar marcas ou firmas) deverá ser encaminhada pelo Chefe de Departamento, ou Coordenador de Curso de Pós-Graduação até o dia 05 de cada mês e terá o seguinte encaminhamento:
I - Do dia 05 ao dia 10 - O almoxarifado encaminhará a solicitação de compra à Divisão de Material;
II - Do dia 10 ao dia 20 - Elaboração , distribuição e afixação dos convites por parte da Divisão de Material;
III - Do dia 21 ao dia 30 - Abertura das licitações, preparação de empenhos e pagamentos.
Solicitar diretamente ao Almoxarifado em formulário específico até o dia 10 de cada mês, pois será feita apenas uma licitação por mês, lembre-se que a qualidade do material recebido depende da especificação correta (você é responsável por aquilo que cativa).
Encaminhar solicitação diretamente à Assessoria Administrativa, dando localização, responsável, tipo de serviço (elétrico, hidráulico, alvenaria, etc.) e no caso de reparo de equipamentos, citar especificação e No de Patrimônio.
A solicitação, contendo local, e hora de saída, destino, local e hora de chegada deverá ser encaminhada à Assessoria Administrativa, com a devida antecedência, baseada em planejamento prévio, e no caso de deslocamento para fora do município, encaminhar também a solicitação de diária para o motorista.
Encaminhar solicitação contendo nome do beneficiário, motivo da hospedagem, fonte do recurso e período de permanência, à Secretaria do CCEN.
a) Para participação em eventos científicos, encaminhar solicitação à Secretaria do Centro, com antecedência de no mínimo 35 dias, acompanhada de cópia do trabalho e/ou comprovante de aceite por parte do evento. Isto se deve ao fato de que a solicitação será encaminhada a PRPG, que detém orçamento para este tipo de financiamento e exige um prazo mínimo de 30 dias de antecedência.
b) Participação em atividades administrativas ou outros tipos de eventos, a solicitação deverá ser enviada com 20 dias de antecedência, acompanhada com a devida justificativa, à Diretoria do Centro.
c) Os Departamentos, Coordenação de Pós-Graduação e Coordenação de Projetos, que têm recursos próprios, deverão encaminhar as suas solicitações até cinco dias úteis antes da data do evento, com a devida comprovação.
A solicitação deverá ser encaminhada à Diretoria do CCEN, em formulário próprio, sem rasura, anexando justificativa e xerox da passagem aérea. No caso de diárias de motoristas, a solicitação deverá ser acompanhada da requisição de transporte e encaminhada para a Assessoria Administrativa.
a) De 01 a 100 cópias de um mesmo original encaminhar formulário próprio, assinado pelo Chefe de Departamento, Coordenador de Curso ou Núcleo e outras pessoas devidamente autorizadas pela direção, diretamente ao setor de reprografia (Não esquecer de colocar o código do usuário).
b) Acima de 100 cópias de um mesmo original, encaminhar à Secretaria do Centro, solicitação especificando a quantidade de originais e de cópias desejadas, bem como a quantidade de papel suficiente, com acréscimo de 10%.
Todas as solicitações ou requisições relacionadas a seus Departamentos, quer referente a material ou a serviço, referente a pessoal docente, discente e técnicos administrativos. Sob hipótese alguma serão atendidos pedidos sem autorização dos chefes (ou pessoas por eles autorizadas). Esta delegação está atrelada aos limites impostos, pela dotação orçamentária, que será encaminhada, periodicamente, a cada Departamento.
a) De Pós-Graduação - Por possuírem recursos próprios, e, por serem ordenadores de despesas, é de responsabilidade dos mesmos o planejamento, determinação e ordenamento de seus recursos, creditados pela PRPG, na conta única do CCEN. As solicitações deverão ser encaminhadas aos setores competentes e, não devem envolver os recursos orçamentários administrados pelo Centro, que são destinados unicamente ao ensino de graduação.
b) De Graduação - Possuem a mesma competência dos Chefes de Departamentos no que se refere a recursos destinados à graduação, ou seja, 30% dos recursos de OCC destinados ao Centro conforme distribuição da matriz, à exceção de material permanente e de diárias, que poderão ser solicitados via Memo encaminhado à Assessoria Administrativa.
Demais setores como, Núcleos, Laboratórios, Coordenações, Assessorias, etc., ligados diretamente à Direção do Centro, terão a mesma competência dos Coordenadores de Cursos de Graduação, só que nestes casos as solicitações deverão ser encaminhadas à Assessoria Administrativa do CCEN.
a) Manter estoque estratégico de material de expediente e limpeza, afixando em local visível a listagem do material estocado.
b) Despachar o material, devidamente solicitado, devolvendo a 2a via com a anotação do que foi fornecido ao solicitante, avisando que o material em falta, será providenciado em licitação que tem seu processo iniciado a cada dia 5 do mês, e que o mesmo deverá incluir na próxima solicitação o material que não foi fornecido.
c) Debitar do orçamento do solicitante o material solicitado e fornecer extrato de saldo para ser anexado à segunda via da solicitação (isto ocorrerá após informatização do setor).
d) Entregar material permanente, providenciando para que o mesmo seja testado pelo solicitante que deverá dar o de acordo, e, debitar o valor da respectiva dotação orçamentária específica.
e) Encaminhar relatório semanal à Direção do Centro.
f) Encaminhar até o dia 10 de cada mês, … Divisão de Compra, a listagem do material permanente e de consumo a ser licitado, especificando o solicitante, e, anexar o saldo da dotação or‡amentária de cada um deles.
g) Receber todo o material de consumo e permanente comprado, bem como, providenciar o tombamento dos bens do CCEN.
Chefe: Givaldo Duarte - Fone: 216-7465
a) Proceder todas as compras do CCEN.
b) Manter cadastro atualizado de todos os fornecedores.
c) Registrar o desempenho de cada fornecedor.
d) Providenciar elaboração, distribuição e afixação de convites e/ou licitações para compra de material permanente e de consumo entre os dias 10 e 20 de cada mês.
e) Providenciar abertura de licitação no período compreendido entre os dias 21 e 30 de cada mês.
f) Preparar solicitação de compra, empenhos e pagamentos respectivos, e encaminhar à Direção do Centro.
g ) Efetuar tomada de preços, quando necessário.
h) Encaminhar, com a maior urgência, ao solicitante, a relação do material que não foi possível comprar e o respectivo motivo.
Chefe: Ronaldo Navarro - Fone: 216-7277
a) Responsável pela manutenção e limpeza das áreas construídas e espaços abertos do CCEN.
b) Responsável pela administração, escalonamento e controle das viaturas do CCEN e seus respectivos motoristas.
c) Manter atualizado um cadastro de firmas prestadoras de serviços.
e) Verificar o desempenho dos serviços prestados pelas firmas terceirizadas.
f) Quando solicitada, por setores competentes, providenciar orçamento, encaminhando ao interessado para a devida autorização, e no caso do autorizador dispor de provisão, mandar executar o serviço, encaminhar … Divisão Financeira para providenciar empenho e após o cliente receber e atestar o serviço, encaminhando de volta para que seja efetuado o respectivo pagamento.
g) Nos casos de serviços de manutenção, encaminhar à Prefeitura e acompanhar a execução.
h) Manter ficha cadrastral de todo serviço solicitado, executado e em execução, mantendo sempre o cliente informado a respeito do andamento de sua solicitação.
i) Receber e proceder encaminhamento de solicitações oriundas de Núcleos, Laboratórios, Coordenações e Assessorias, ligadas ao Centro, com relação a diárias, passagens, material de consumo e material permanente.
Assessor Administrativo: Ricardo Sérgio - Fone: 216-7276
a) Responsável por toda atividade financeira e pagamentos executados no âmbito do CCEN.
b) Preparar todos os empenhos e seus devidos pagamentos.
c) Manter atualizada e sempre à disposição, as contas correntes dos Departamentos, Coordenações de Pós-Graduação e de Convênio.
d) Encaminhar extrato diário e atualizado da situação financeira do CCEN ao diretor e vice-diretor.
e) Prestação de contas dos Convênios executados e das Taxas Acadêmicas.
Assessor Financeiro: José de Anchieta - Fone: 216-7275
a) Responsável por toda atividade burocrática do CCEN, como: recebimento e envio de processos, correspondências, memorandos, solicitações, ofícios, solicitação de diárias, quando de competência da direção desde que devidamente autorizada, e etc.
b) Receber dos Departamentos e Coordenações solicitações de diárias, hospedagem e passagem.
c) Manter arquivos organizados de maneira a sempre ter informações atualizadas quando solicitadas.
Secretária: Neydja Maria - Fone: 216-7430 / 7431
a) Responsável por toda atividade que se refere a pessoal, tanto docentes como técnico-administrativo.
c) Manter cadastro atualizado de docentes e de técnicos-administrativos.
d) Responsável pelo recebimento e encaminhamento de todos os processos relacionados com pessoal e a SRH.
e) Responsável pela distribuiçãoo e cadastramento dos vales transporte e alimentação.
f) Responsável pelo recebimento, conferimento e envio das folhas de freqüências.
Chefe: Geraldo Nunes - Fone: 216-7569
a) O Núcleo de Estudos e Pesquisas dos Recursos do Mar, está constituído de diversos laboratórios. Tem como finalidade elaborar projetos e/ou convênios, executar pesquisas e/ou orientar monografias de assuntos relacionados com o mar.
b) O NEPREMAR, é dirigido por um Coordenador e está diretamente ligado à Direção do Centro.
c) Em função de sua competência, deve executar prestação de serviços via atividades de extensão e gerar recursos próprios.
Coordenadora: Profa. Juraci Alves de Melo - Fone: 216-7429
a) Executar a confecção e/ou reparo de equipamentos de vidro, dos diversos laboratórios do CCEN e LTF.
b) É de responsabilidade do CCEN, a aquisição de material destinado à manutenção dos Cursos de Graduação, e de Pós-Graduação (do LTF o material que o mesmo vier a utilizar).
c) Ministrar cursos de extensão, como, pintura em vidro, artesanato em vidro, confecção de vidraria científica e etc., com finalidade de obter recursos próprios e auto financiamento.
d) Encaminhar a Direção do Centro Relatório de atividades executadas e controle de estoque.
Responsável: Josevaldo Crispim - Fone: 216-7596
a) Tem como atividade principal a manutenção dos equipamentos de informática instalados nas diversas dependências do CCEN.
b) Como outras atividades, poderá assessorar projetos, convênios e/ou execução de pesquisa com órgÆos internos ou externos ao CCEN.
c) A Oficina Eletrônica está diretamente ligada à direção do CCEN.
d) Assessorar à Divisão de Material e à Comissão de Licitação na elaboração dos convites e na abertura das licitações.
e) Encaminhar à Direção do Centro Relatório de atividades executadas e controle de estoque.
Equipe: Coutinho e Jamilson - Fone: 216-7592
a) A função principal é a utilização pelos professores do Centro para demonstração de software didáticos, para os alunos de cursos do CCEN.
b) Ministrar cursos de Informática para alunos dos cursos do CCEN.
c) Elaborar e ministrar cursos de Informática para suprir as necessidades do pessoal docente e técnico-administrativo do CCEN.
d) Promover cursos de extensão para atender à comunidade interna e externa, visando obtenção de recursos próprios e auto-financiamento.
Coordenadora: Ismênia Medeiros - Fone: 216-7693
a) Oferecer suporte técnico à direção para tomada de decisão relativa a área de informática.
b) Elaborar um Plano Diretor de Informática para o CCEN, no sentido de atender às necessidades de automação a nível acadêmico e administrativo.
c) Possibilitar a capacitação dos servidores do CCEN com rela‡Æo …s novas ferramentas da informática.
d) Coordenar a montagem de um corpo técnico para dar suporte aos departamentos na construção de uma cultura envolvendo a montagem física das redes departamentais e da administração de redes locais.
e) Prestar serviços de consultoria técnica, quando solicitado, aos setores que não tenham capacitação na área de informática.
Assessora: Ismênia Medeiros - Fone: 216-7693
a) Assessorar, diretamente, à Direção do Centro, em todos os assuntos que dizem respeito à difusão de sua imagem institucional, tanto no âmbito da Universidade como fora dela.
b) Criar e desenvolver mecanismos de Divulgação do Centro, junto aos meios de comunicação existentes: rádio, jornal, televisão, revistas e outros, dentro e fora do Estado.
c) Participar, quando oportuno, de atividade e/ou eventos, que envolvam direta ou indiretamente a Dire‡Æo e o nome do CCEN, no âmbito do próprio Centro ou fora dele.
d) Desenvolver projetos, que visem à execução de programas e trabalhos na área de Comunicação (audiovisual ou literário), tanto para divulgação interna como através da mídia especializada.
e) Manter a divulgação sistemática das ações do Centro, através dos seguintes instrumentos:
Boletim ``Informe CCEN" (mensal);
Resenha Mensal de Notícias, para distribuição na Imprensa;
Relatório Anual de Atividades do CCEN;
Publicação de Plaquetes e Folderes, com programas e cursos oferecidos durante o ano, pelo o CCEN.
Assessor: Alex Santos - Fone: 216-7430
- A não especificação correta do bem de consumo ou patrimonial solicitado, pode resultar, na não aquisição ou na aquisição de material de qualidade duvidosa.
- Os recursos da união, gerenciados pelo Centro, e que compõem a matriz de distribuição referente à OCC, diárias e material permanente são para uso exclusivo na manutenção dos Cursos de Graduação.
- Os recursos destinados … Pós-Graduação e Pesquisa, não são administrados pela Direção do Centro, e sim, pelos Coordenadores de Pós-Graduação, cabendo portanto a eles o ordenamento e planejamento de seus orçamentos.