From: Lenimar Nunes de Andrade
Date: Thu, 15 Jun 2000 22:11:21 -0300
Subject: [jampa] Harvard sugere "Os Dez Mandamentos do E-Mail"
Harvard sugere "Os Dez Mandamentos do E-Mail"
Membro do Harvard Business School Publishing sugere um conjunto
de regras simples para uso de e-mail.
Tom Spring, PC World
15/06/2000 09:45:30
Por séculos, escritores de cartas sofreram muito para aprender a
fazer tudo corretamente - desde a saudação até a assinatura. Entretanto, as
regras para um bom e-mail ainda estão para ser escritas.
Agora, a Harvard Business School Publishing está propondo o
primeiro rascunho do que eles batizaram de Os Dez Mandamentos do E-mail.
"É um grande momento" - diz Nick Morgan - que escreveu essa
lista na edição de março de 1999 do Harvard Communications Update. "Mais e
mais empresas nos dias de hoje vivem numa cultura de e-mail," continua
Morgan. "Isso tem significado grandes perdas e ganhos."
Baseado em sua própria experiência e de seus clientes, comenta
Morgan, um dos grandes problemas para os trabalhadores de hoje é a grande
quantidade de e-mail recebida e enviada. "Está chegando ao ponto em que
apareceremos no serviço somente para ler nossos e-mails, respondê-los e
então voltar para casa," diz Morgan.
De acordo com estimativas do IDC, cerca de 2,1 bilhões de
mensagens de e-mail são enviados todos os dias nos EUA. Em 2002 calcula-se
que esse número pule para 8 bilhões.
1. Apague aquele e-mail.
"Você tem várias escolhas," diz o primeiro mandamento. "leia os
cabeçalhos (headers) das mensagens e apague tudo aquilo que você não precisa
saber ou que dispense a sua intervenção." É aceitável ignorar um e-mail, da
mesma maneira que fazemos com alguns recados ou ligações telefônicas.
E quando você estiver enviando mensagens, lembre-se que ela
deveria ser curta e informal, de um modo que ela não possa substituir uma
ligação telefônica.
2. Livre-se dos anexos.
O segundo mandamento é dedicado à aqueles que enviam arquivos
anexados (attachments). "Uma enorme quantidade de energia e tempo é
desperdiçado no mundo corporativo, por funcionários lutando contra formatos
incompatíveis, arquivos que nunca chegaram , e anexos que bagunçam ou apagam
a mensagem principal." Em vez disso, procure um bom local na Intranet da
empresa para enviar e retirar informações ou arquivos.
Para aqueles que recebem mensagens, obviamente, tenham bastante
cuidado para abrir arquivos de origem desconhecida, para evitar problemas
como o vírus Melissa.
3. Conte até dez, depois envie.
Não envie e-mails quando você está cansado ou furioso. "E-mails
podem ser nervosos, críticos ou ferinos," diz Morgan, "além de levar muito
tempo para reparar os danos." Trate os e-mails como as cartas e ligações
telefônicas; espere por um momento mais calmo para responder."
4. Não há nada como a coisa real.
Nunca troque um encontro pessoal necessário por um e-mail -
especialmente quando o assunto é uma reprimenda, uma recompensa, ou a
demissão de uma pessoa.
Lembre-se também que uma mensagem enviada por engano pode ser
embaraçosa, especialmente se o assunto for de natureza pessoal. Morgan
relembra a história de uma nota pessoal acidentalmente enviada para toda a
empresa, ao invés de um amoroso colega (que ficou conhecido como "Tigre"
depois disso).
"Ouço estórias como essa todo o tempo," diz Morgan.
5. Mantenha seus contatos em dia.
Tire proveito de todos os recursos mirabolantes que seu programa
de e-mail oferece. Mantenha uma lista de endereços atualizado, e nunca
apague nomes e endereços. Você nunca sabe quando alguém irá voltar para sua
vida pessoal.
6. Quebre as correntes.
As chamadas correntes de mensagens (chain e-mail) não são apenas
inconvenientes, elas foram banidas de muitas redes corporativas. "Considere
apenas a largura de banda perdida somente com piadinhas de Bill Gates," diz
Morgan. Essas monstruosidades com cabeçalhos imensos e rodapés entulhados
devem ser eliminados a todo custo.
7. Rumores, fofocas e boatos.
Não espalhe rumores ou mencione os pontos negativos de pessoas.
Isso pode se voltar para atormentá-lo. E-mails podem ser facilmente
repassados para as pessoas erradas, ou pior ainda, podem alcançar o motivo
de suas críticas.
Além dos e-mails possuirem a fantástica capacidade de
reaparecerem do nada (a Microsoft que o diga), eles podem ser usados contra
você num tribunal.
8. Não se envolva em discussões.
Discussões acaloradas (também conhecidas como flaming) - por
meio de e-mails abusivos ou insultantes - são normalmente um erro.
Você tem coragem de dizer isso pessoalmente? Caso contrário, não
faça isso por e-mail.
9. Considere a largura de banda para comunicação pessoal.
Lembre-se da hierarquia quando o assunto é comunicação: primeiro
os encontros face-a-face, depois as ligações telefônicas, as mensagens de
voz (voice-mail) e finalmente, o e-mail. Contatos face-a-face são os que
produzem mais impacto, enquanto que os e-mails ocupam a menor largura de
banda de comunicação.
10. Ninguém é perfeito.
Se a mensagem precisa ser a mais perfeita possível, então
utilize outra forma de comunicação. Os e-mails são o "triângulo das
Bermudas" da arte de escrever, já que pontuações, regras gramaticais e de
ortografia correta costumam desaparecer misteriosamente. Se você insistir
nesse meio, revise sua mensagem, linha a linha a procura de erros.
E se você de descobrir imprimindo seus e-mails regularmente,
isso significa que você ou seu remetente, não compreende o principal
significado dessa mídia, diz Morgan.
Harvard Business School Publishing: http://www.hbsp.harvard.edu
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